Met Flex PPS is het mogelijk personeel, apparatuur en/of gebeurtenissen in te plannen aan de hand van zelf ingevoerde gegevens en/of gegevens uit ERP-/ financiële pakketten.

PPS staat voor PersoneelsPlanningSysteem. De gegevens waarmee gewerkt wordt kunnen uit één of meerdere ERP-/ financiële pakketten komen (zoals bijvoorbeeld medewerkers, projecten, werksoorten en urensoorten) maar ook in Flex PPS zelf worden ingevoerd.

In Flex PPS kunnen deze gegevens samen gebruikt worden om bijvoorbeeld werkzaamheden, apparatuur of gebeurtenissen in te plannen. De gegevens die gebruikt worden in de planning, kunnen weer worden onderverdeeld in groepen. Zo kun je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen medewerkers in vaste dienst, medewerkers op oproepbasis, materialen, locaties en ga zo maar door. Het aantal mogelijkheden is onbeperkt zolang de hardware waarop de applicatie draait toereikend is.

Personen die met Flex PPS werken zijn in verschillende rechtengroepen in te delen. Per rechtengroep kun je precies aangeven wat wel of niet mogelijk mag zijn. Hierdoor kun je dus mensen indelen die overal bij kunnen en alles kunnen wijzigen, maar kun je ook mensen beperken tot het bekijken van 1 enkel onderdeel. Dit houdt in dat het dus mogelijk is om gebruikers gegevens te laten zien die alleen op hun eigen locatie van toepassing zijn.

De ingeplande items in Flex PPS worden op een overzichtelijke wijze weergegeven. De zichtbare periode is als interval instelbaar voor 1 dag, 5 dagen, 1 week, 2 weken of 1 maand. Bladeren door de historie of toekomst is onbeperkt mogelijk met behoud van het gekozen interval. Tijdens het inplannen van items is het een kwestie van aanwezige gegevens (projecten, medewerkers, werksoorten, urensoorten, materialen) te selecteren met daarnaast de mogelijkheid zelf nog opmerkingen toe te voegen. Wanneer het om een item gaat dat vaker moetvoorkomen, kan men dit item (onbeperkt) herhalen volgens een zeer flexibel in te stellen patroon. Alle gedane acties kunnen desgewenst weer ongedaan gemaakt worden.